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Roadmap & Backlog

Évolutions de l'application et mises à jour effectuées

Mars 2022

Gestion des status, automatisation et amélioration Smart Data

Statuts & assignation
En cours

Le suivi de vos documents est important. Pour simplifier encore plus cela, nous adapterons le principe de Rappels au principe de Statuts

A valider Exemple: Un gestionnaire de projet doit demander la validation d'une facture avant envoi pour la comptabilité
A comptabiliser
Exemple: La comptabilité souhaite extraire les factures à payer suite à la validation par les équipes
A payer
Exemple: Synchronisation avec le système comptable des factures en attente

Il serait bien entendu possible d'associer une date pour laquelle un rappel sera envoyé. La personnalisation des statuts est aussi prévue et l'assignation permettra d'attribuer une tâche à un utilisateur du compte (exemple: facture à valider par Jeanne, la responsable administrative).

Article de support : https://www.addmin.com/blog/access-rights

Automatisation
Publié

Certains documents sont répétitifs, liés à des clients, partenaires ou encore fournisseurs. Des événements déclenchent des actions :

Mot-clés Exemple: Un numéro de référence client va pouvoir automatiquement classer le documents dans les bon dossiers
Smart data
Exemple: La présence d'un IBAN spécifique va déclencher le type de document
Mailbox
Exemple: L'adresse e-mail source de réception alias (envoyé par un fournisseur par exemple) va automatiser la classification

A venir : assignation des statuts automatique, et multitude d'événements supplémentaires (ex: si un document est classé).

Smart Data
Publié

Ce fichier excel que vous tenez à jour n'a plus lieu d'être. Addmin extrait automatiquement les données de factures, vous permet de les structurer directement depuis la plateforme (ajouter/modifier des labels) et l'export au format .xls vous offre un gain de temps important!

Des question ? Ecrivez-nous à info@addmin.com ou envoyez-nous un message depuis notre formulaire de contact !

Février 2022

Gestion des droits d'accès, et plus de sécurité grâce au double facteur d'authentification

Gestion des droits d'accès
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Afin de vous permettre une gestion plus efficace et maîtrisée des accès et droits qui sont souvent différents pour vos collaborateurs, vos clients ainsi que vos partenaires et fournisseurs, nous développons la fonction de droits d'accès. Cette dernière vous permettra de suivre chaque action entreprise par un utilisateur, de la création d'un compte à l'ajout d'un document en passant par les traitements de documents : ajout de status, rappels, modification de la classification et :

De gérer les dossiers et sous-dossiers auxquels les utilisateurs peuvent accéder, que ce soit pour traiter ou simplement visionner les documents qui peuvent s'y trouver.

De gérer les actions auxquelles les utilisateurs ont droit. A court terme : lecture seule ou lecture avec édition. Puis par la suite, proposer des granularités plus avancées comme l'ajout, le traitement et la suppression des documents, car vos clients, collaborateurs ou encore partenaires n'ont pas nécessairement les mêmes raisons d'accéder à votre espace Addmin.

Article de support : https://www.addmin.com/blog/access-rights

Double facteur d'authentification
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Afin d'apporter toujours plus de sécurité à votre compte, nous allons déployer la fonctionnalité de double facteur d'authentification. Plus d'info ici

Des question ? Ecrivez-nous à info@addmin.com ou envoyez-nous un message depuis notre formulaire de contact !

Décembre 2021

PDF-SPLIT et conformité accrue avec PDF/A

PDF SPLIT - Numérisation en lots et bien plus
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L'e-mail Addmin qui vous permet d'envoyer sur votre compte n'importe quel PDF est souvent utilisé depuis les imprimantes, particulièrement au sein des sociétés. Dans ce contexte, nous mettons en place la possibilité de diviser vos PDFs en plusieurs pages. Vous pourrez le faire manuellement, ou automatiquement en configurant "n" = écart des pages
Scanner 50 factures à page unique et sélectionner diviser toutes les 1 page
Scanner vos bons de livraisons de 2 pages et sélectionner diviser toutes les 2 pages
Scanner le courrier de la semaine et réorganisez-le en divisant chaque lettre

PDF/A
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Le PDF/A est une version normalisée ISO du format PDF (Portable Document Format) spécialisée pour l'archivage et la conservation à long terme des documents numériques. Le PDF/A diffère du format PDF standard en interdisant les fonctionnalités inadaptées à l'archivage à long terme, telles que la liaison de polices (par opposition à l'incorporation de polices) et le chiffrement. (Source: Wikipédia)

Des question ? Ecrivez-nous à info@addmin.com ou envoyez-nous un message depuis notre formulaire de contact !

Novembre 2021

Application web 100% intégrée, Gestion des droits d'accès et journal d'activité 🤓

Application web
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Vous le savez peut-être, nous sommes arrivés avec une première version publique de Addmin début 2021 qui était "Mobile-First", à savoir développé en application mobile avant-tout. Ceci afin de vous permettre de pouvoir accéder de manière pratique à vos documents n'importe où, n'importe quand. Nous avons travaillé ces derniers à l'intégration de l'ensemble des fonctionnalités sur l'application web, disponible sur le lien http://app.addmin.com/ . Aussi, nous avons profité, en intégrant cette application web, de tirer le meilleur parti de l'accès ordinateur, notamment en ce qui concernant l'interface :

Le traitement de document permet une vision combinée du document et des données associées.
La recherche fournit les résultats des variables sélectionnées, et comprend l'historique accessible en un clic.
L'extraction de données
de vos documents est accessible via la recherche, vous permettant rapidement d'isoler les documents dont vous avez besoin.

Journal d'activité
Publié

Le journal d'activité est la capacité à Addmin de référencer toute action effectuée sur le documents. De l'ajout à la suppression en passant par la classification et la mise en place d'un rappel, ce dernier vous permet d'avoir une vue claire des modifications apportées à un document. Cela est particulièrement pertinent lorsque vous attendez certaines actions de la part de membres de votre équipe ou clients.

Octobre 2021

Document intelligent, Version Pro et amélioration de l'interface 🤓

Documents intelligents
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Vous avez été nombreux à nous expliquer que l'une des tâches chronophage de votre administration était liée à l'organisation des pièces comptables. Factures, offres ou reçus sont compilées et généralement pré-traitée pour la comptabilité. A maintes reprises, nous observons ce processus effectué sur un fichier excel ordinateur à l'aide des pièces papier, encombrant la plupart du temps votre espace de travail.

En tirant profit des capacité d'extraction du système Addmin, qui permet l'identification automatique des valeurs (cf. image ci-dessous), nous allons mettre en place rapidement la capacité d'exporter cela au format excel. Combiné avec la plateforme web, nous sommes confiants que cela vous permettra d'une part de simplifier l'organisation de ces informations, mais également de pouvoir le faire de manière 100% numérique.

Il s'agit également de pouvoir inclure ces données structurées directement sur la plateforme, en permettant notamment de pouvoir ajouter des champs qui n'auraient pas été identifié par l'intelligence artificielle, depuis la plateforme directement.

Version Pro
Publié

Directement liée à l'extraction d'information sur les documents, nous souhaitons faciliter la simplification de centralisation, d'organisation et de partage au sein même des équipes et avec vos partenaires, particulièrement les fiduciaires qui s'occupent de votre comptabilité.

Dès ce mois, la version Pro permettra donc un ajout de 2 utilisateurs supplémentaires par compte. Le système fonctionne en délégation, à savoir la capacité par un utilisateur tier de pouvoir accéder à votre compte et le gérer simultanément. Ce fonctionnement garantit notamment que la création, modification et suppression de vos données restent sous le contrôle total du propriétaire du compte et que ces actions puissent être traçable facilement.

Amélioration de l'interface
Publié

La dernière observation récente, directement induite par la gestion multi-utilisateur de votre compte, est liée aux tâches, suivi et statuts de vos documents. A l'heure actuelle, Addmin - qui a été pensé originellement pour une utilisateurs privée, comprend certaines fonctionnalités qu'il s'agit de généraliser, notamment sur la page de traitement du document:

Rappel & Expiration deviendront Rappels et comprendra les deux fonctions et types de notifications
Le tag Pièces justificatives pour les impôts s'intégrera dans les Types
Une nouvelle section Status permettra de suivre les actions effectuées par les utilisateurs

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Septembre 2021

Version web, compte multi-utilisateurs et classification basée sur vos préférences 🤓

Version web
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Afin de vous permettre de gérez vos documents non seulement n'importe où, mais depuis n'importe quel appareil, nous intégrons actuellement l'ensemble des fonctionnalités sur la version web, accessible via app.addmin.com.

Le principal avantage et la simplificité de traitement du document en vue total avec des fenêtres qui s'activent pour la définition de vos types, dates et dossiers. Nous prévoyons également de vous fournir une vue des données structurées afin, par exemple, de pouvoir exporter un fichier de paiement pour votre e-banking !

Compte multi-utilisateur
Publié

Sur Addmin aujourd'hui, vous avez d'ores et déjà la possibilité de partager un document, que ce soit avec un autre utilisateur Addmin, ou via à lien accessible par n'importe quelle personne disposant de cet URL.

Mais vous avez été nombreux à nous faire part du besoin de pouvoir partager une seule et même organisation de documents. Que ce soit au sein d'une famille ou alors dans le cadre de la gestion de vos documents d'entreprise.

Nous mettons donc les fonctionnalités suivantes en place afin de répondre à vos attentes:

Ajout d'utilisateur sur un même compte
Gestion des droits par utilisateurs
Organisation individuelle et groupée

Classement personnalisé
Publié

Vous avez été nombreux à nous faire part d'un cas spécifique : "Mais alors, si je classe ma facture XYZ dans ce dossier, les prochaines seront automatiquement classées dans ce dossier ensuite?"

Ce n'est pas tout à fait comme cela que le système fonctionne jusqu'à aujourd'hui. En effet, nous reposons nos suggestions de classification de dossiers d'une part sur des règles classiques de "mots clés" qui nous permettent, par exemple, d'identifier qu'un document est plutôt lié aux assurances ou au secteur bancaire mais aussi grâce à notre partenaire Parashift.io, spécialisé dans l'extraction de données et identification de type de documents.

Ceci étant dit, nous avons récemment testé un nouveau système qui scan vos documents existants et détermine la probabilité qu'un nouveau document soit du même type que l'un de vos documents déjà classé. De même, le système s'améliore avec le volume de documents que vous pouvez classer dans vos dossiers. Nous sommes très excité à l'idée de déployer cette fonctionnalité qui nous permettra alors de vous suggérer des classification, peu importe les dossiers que vous créez !

Des question ? Ecrivez-nous à info@addmin.com ou envoyez-nous un message depuis notre formulaire de contact !

Août 2021

Dossiers sous stéroïdes, version business et fondations de notre API

Dossiers personnalisés
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La création de dossiers va évoluer avec la mise à jour qui permet la création de sous-dossiers et le rattachement de ces derniers à des types suggérés (Exemple : vous pouvez créer un sous-dossier Vroom Vroom dans le dossier principal Mobilité et transports et y associer le type Voiture.

Les 2 avantages principaux de cette mise à jour :

Vous êtes libre de créer votre organisation et les dossiers qui vous correspondent
Grâce aux types suggérés, Addmin automatise la classification plus simplement

Plus d'information sur la personnalisation des dossiers sur notre article

Classification entreprise
Publié

L'évolution des dossiers personnalisés a été l'opportunité pour notre équipe de pouvoir adapter une classification pour l'activité d'entreprise. En lieu et place de catégories types Animaux de compagnie, Famille ou encore Travail et Activités, qui sont adaptés à une organisation de documents personnels, nous suggérons donc des dossiers et sous-dossiers pertinents pour l'organisation de vos documents d'entreprise. Voici la première version prévue pour le courant du mois d'août 2021 :

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Programmation API
En cours: Ouverture prévue Q4 2022

Afin de rendre Addmin toujours plus efficace, nous planifions l'ouverture de notre API afin de pouvoir  communiquer avec les systèmes existants, que vous utilisez peut-être à titre privé ou au sein de votre entreprise.

En d'autres termes, Addmin vise à pouvoir les services tiers pertinents dont vous avez besoin afin d'optimiser l'organisation, le traitement et le suivi de tous vos documents importants.

Les avantages ?

Vos données sont consolidées
Vos processus sont optimisés
Un accès simple et efficace

Ci-contre: Image d'illustration