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Démarrer sur Addmin

Voici les informations pour prendre en main l'application très rapidement. En cas de besoin, n'hésitez pas à nous CONTACTER.

Création de compte

Ouvrez l'application, que ce soit depuis iPhone, Android ou Ordinateur:
  • Appuyez sur le bouton Inscription
  • Indiquez votre prénom puis votre E-mail
  • Définissez un mot de passe ainsi qu'un code d'accès
🔐 Activez Touch/Face ID afin de vous connecter de manière sécurisée plus rapidement.
🔔 Activez les notifications qui vous permettrons de suivre vos rappels et dates d'expiration de vos documents.
🛠 Les paramètres sont actuellement disponibles dans la version mobile - nous intégrons cela rapidement !

Numérisation et centralisation

Scanner mobile

Grâce au scanner intégré d’Addmin, numérisez n'importe quel document que recevez encore en format papier comme des factures, des tickets de caisses ou encore des reçus. Vous pouvez aussi rapidement digitaliser tous vos documents actuellement archivés dans des classeurs afin d'éliminer le papier.
  • Cliquez le signe l'icône + en bas de l’écran d'accueil
  • Posez le document à scanner sur une surface plane
  • Positionnez-vous au-dessus pour le numériser
  • Placez le document dans le cadre bleu affiché à l'écran
  • Vous pouvez ajouter des pages ou terminer votre scan, et contrôler la qualité du document

Importer un document

Sur Addmin, il vous est également possible d’importer des documents numériques depuis différentes sources tels que le téléphone mais aussi d'autres plateformes cloud ou depuis votre ordinateur par exemple. Cela facilite notamment le transfert de document que vous pouvez d'ores et déjà avoir au format digital.
  • Depuis l'écran d'accueil de l'application mobile, cliquez sur l'icône + en bas de l’écran
  • Cliquez sur "Importer" - cela vous redirigera sur les options (documents téléphone, stockage cloud tiers, etc.)
  • Depuis le web, sélectionner "Ajouter" sur le menu disponible sur la gauche de votre écran
  • Vous pouvez ajouter plusieurs documents par import

Adresse e-mail Addmin

Votre adresse e-mail Addmin est une adresse électronique personnelle que vous pouvez utiliser afin de rediriger les pièces jointes PDF de vos e-mails ou l'utiliser auprès de vos fournisseurs afin que ces derniers envoient les documents directement dans Addmin. En somme, c'est l'équivalent de votre boîte aux lettres, au format digital.
  • Accédez à votre adresse e-mail personnelle dans la partie Mon compte
  • Vous pouvez copier cette adresse dans l'application Addmin
Lorsque vous redirigez un e-mail sur votre adresse personnelle, le document correspondant - pièce jointe incluse - se retrouvent dans vos tâches en cours, dans les documents à traiter et vos documents récents.

Quand et où utiliser votre adresse Addmin ?
Voici les situations pour lesquelles nous vous conseillons d'utiliser votre adresse e-mail Addmin :
  • Redirigez les pièces jointes PDF de vos e-mails dans Addmin
  • Fournissez cette adresse à toute personne qui vous envoie un document PDF par e-mail
  • Partager cette adresse e-mail comme référence auprès de vos fournisseurs (ex: factures, bon de livraison)
Ajouter un document

Traitement & classification

Traitement

Une fois qu'un document est créé sur Addmin, vous pouvez le traiter et le classer de manière manuelle ou automatique. L'application permet de gérer ses rappels et de taguer vos documents. Cela s'avère notamment très utile pour rapidement retrouver vos documents importants et ne pas manquer une échéance importante.

La page de traitement, accessible depuis vos documents récents ou votre liste de tâches en cours, vous permet notamment de :
  • Définir ou un plusieurs types pour votre document
  • Définir la date du document
  • Fixer des rappels et y associer des échéances
  • Ajouter une note personnelle
  • Accéder aux données extraites du documents (i)

Classification

Depuis la page de traitement de votre document :
  • Cliquez sur Classer
  • Déterminez le/les dossier(s)
  • La barre de recherche vous permets d'identifier vos dossiers plus rapidement
  • Vous pouvez modifier le classement de votre document en tout temps
Classification multi-dossiers
Le classement d'un document s'effectue en sélectionnant tout d'abord les dossiers principaux puis vos sous-dossiers. Il est possible et même conseillé de classer certains documents dans plusieurs dossiers et sous-dossiers (cf. image ci-dessous).
🔔  L'indexation multi-dossiers et la recherche via reconnaissance de caractères modifient positivement la manière dont nous classons et retrouvons nos informations. Nous avons dédié un article complet à lire : Classer un document numérique, changement de paradigme

Rappels

La gestion de vos rappels et dates d'expiration vous garantit d'être constamment à jour sur vos documents importants et surtout, de pouvoir être automatiquement notifié afin de ne plus manquer aucune échéance.

Addmin considère un rappel comme une échéance à court terme comme des factures, documents à renvoyer, signer ou encore à suivre. Addmin considère une date d'expiration comme une échéance à moyen et long terme comme des polices d'assurances, garanties d'achat, ou encore des contrats divers que vous souhaitez suivre.

Les préférences de notification vous permet de fixer des notifications automatiques différents pour respectivement les rappels et dates d'expiration. Dans ce contexte, nous vous conseillons :
  • Rappels : Notifications entre 3 et 5 jours à l'avance
  • Dates d'expiration : Notifications entre 30 et 60 mois à l'avance
🔔 Remarque : Votre rappel ou date d'expiration est alors fixé(e) et vous pouvez suivre l'ensemble des dates importantes dans votre liste de tâches en cours.

Tâches et suivi

Les tâches en cours, accessibles depuis l'écran d'accueil, vous assurent de suivre en tout temps vos documents qui nécessitent une action ou un suivi de votre part. Elles rassemblent tous vos documents créés mais non traités, tous vos rappels en cours et vous permettent également d'ajouter des tâches personnelles non liées à un document. Les types de tâches en cours disponibles sont les suivantes :
  • A traiter : Tous vos documents ajoutés sur Addmin mais non traités
  • Rappels : Tous les rappels et dates d'expiration fixées lors du traitement
  • A classer : Tous vos documents traités mais non classés
  • Tâches personnelles : Tâches personnelles fixées manuellement non liées à un document