Dans un monde dominé par les données et les informations, les entreprises doivent gérer et traiter quotidiennement un grand nombre de documents. Dans de nombreux cas, le véritable défi est que les entreprises doivent investir leur temps, leur argent et leurs ressources à fouiller dans d'interminables piles de papier pour une simple facture.
Bien sûr, avec l'arrivée des logiciels de bureautique et de la communication électronique, une bonne partie de ces dossiers papier ont été numérisés. Pourtant, ce n'est de loin pas suffisant pour permettre aux entreprises de concentrer tous leurs efforts et leurs ressources sur les aspects essentiels de leur activité.
Si votre entreprise se trouve dans une situation similaire, continuez à lire car nous avons une excellente solution à tous vos problèmes de papier : Un bureau sans papier.
Qu'est-ce qu'un bureau sans papier ?
Comme son nom l'indique, un bureau sans papier est un environnement où les employés n'utilisent le papier que si nécessaire, laissant la grande majorité des documents, formulaires et factures au format numérique. Dans un bureau sans papier, une partie importante des documents physiques est convertie en fichiers électroniques grâce à un processus connu sous le nom de numérisation.
En plus de libérer le temps de votre personnel pour qu'il puisse se consacrer à des tâches plus productives, vous pouvez gagner beaucoup d'espace en supprimant ces volumineux classeurs et dépenser beaucoup moins en fournitures de papier, encres, imprimantes et frais postaux.
De plus, l'un des grands avantages d'un bureau sans papier est son caractère écologique. Les fabricants de papier produisent des gaz à effet de serre, provoquent la déforestation et le réchauffement de la planète, tandis que les papiers finissent dans une décharge avec les toners et autres matériaux nocifs qui endommagent l'écosystème.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Oui, vous pouvez prendre certaines mesures pour réduire radicalement votre consommation de papier. Par exemple, vous pouvez utiliser une imprimante centralisée pour suivre l'utilisation du papier, et vous pouvez même imprimer sur les deux faces au lieu d'une seule. Cependant, il existe une mesure qui vous libérera une fois pour toutes : la numérisation.
La numérisation consiste à convertir les documents physiques au format numérique et à les stocker dans un système de classement numérique, pilier d'un bureau sans papier. En utilisant une solution de gestion de documents basée sur le cloud, vous pouvez rapidement stocker, trier et récupérer tout document nécessaire, même s'il est hors site.
Vous pouvez facilement gérer le flux de travail, enregistrer des données et envoyer des ordres de travail à l'aide d'une solution basée sur le cloud. Ces solutions servent de classeur numérique qui peut rapporter automatiquement les résultats de l'analyse. Elles vous permettent de télécharger un nombre illimité de fichiers et de les superviser sur une plateforme centralisée et simpliste. Un avantage important de ces solutions de bureau sans papier est qu'elles sont conformes à la réglementation et protègent entièrement vos données.
Conclusion
Le passage au zéro papier est la solution pour améliorer la productivité, réduire les dépenses, éliminer le désordre et créer un flux d'informations plus fluide. Bien qu'il existe certaines options pour réduire l'utilisation du papier, une solution de gestion de documents basée sur le cloud computing vous aidera considérablement dans votre démarche de dématérialisation en stockant vos documents sur une plateforme sûre et simple.
Toutefois, compte tenu du large éventail de solutions de gestion de documents disponibles sur le marché, il peut être un peu difficile de choisir le système qui correspond à vos besoins. De plus, vous devez sélectionner une solution fiable qui ne pose aucun problème de conformité réglementaire, car vous leur confiez vos informations sensibles.
Heureusement, la solution de gestion de documents en ligne d'Addmin est un service abordable, facile à utiliser et adapté à vos besoins opérationnels. Que vous soyez une entreprise unipersonnelle ou une grande entreprise, les solutions d'Addmin peuvent vous aider à libérer votre temps, votre énergie et votre argent pour vous permettre de vous concentrer uniquement sur l'optimisation des bénéfices. Par conséquent, contactez-nous et commencez à vous passer de papier dès maintenant.
