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Classer un document numérique, changement de paradigme.

Classer un document numérique

Classer vos documents au format 100% digital peut amener de la confusion. L'intangibilité - ou l'absence de papier - peut entraîner un sentiment de perte de contrôle car vous n'avez plus la possibilité d'aller visualiser vos documents dans des classeurs physiques.

Mais ce n'est qu'une question d'habitude. Et il n'y a alors que des avantages à la gestion de vos documents au format digital. Lorsque vous classez vos documents, il s'agit d'avoir un système simple, ordonné et compréhensible, vous garantissant une indexation pratique et une recherche à la vitesse de l'éclair. Ce sont les avantages indéniables du digital. Alors voici les points importants à considérer afin de vous assurer de référencer vos documents au mieux.

Fini l'arborescence classique: place au "Tags" !

Nous avons créé pour vous une structure de dossiers par défaut. Mais ne vous y détrompez pas, Addmin c'est beaucoup plus puissant que cela. En lieu et place de vos classeurs et intercalaires, référencez plusieurs informations à un document pour une indexation plus efficace. Vous ne savez pas si un document se classe dans votre dossier "Maison" ou votre dossier "Assurance" ? Pas de problème, classez-le dans les deux. D'autant plus si vous avez plusieurs assurance du même type à des adresses différentes.

Sur Addmin, vous associez des tags à vos documents qui sont ainsi "nourris" d'information supplémentaire. En comparaison à une arborescence classique, vos documents peuvent être classés dans plusieurs dossiers et être définis comme facture et contrat en même temps. C'est magique, et surtout c'est pratique !

Le texte de vos documents est indexé !

Rien de plus frustrant que d'avoir la garantie d'un achat important et de passer une matinée à la retrouver afin de la faire valoir, par exemple, auprès de votre assurance. Oui mais c'est terminé, car avec la capacité de rechercher le texte directement, Addmin vous permet de remettre la main dessus très rapidement.

La garantie de votre iPhone peut en règle générale être facilement retrouvée en cherchant "iPhone" dans la barre de recherche. S'il vous arrive d'avoir beaucoup de documents comprenant le mot iPhone, le simple fait de l'avoir classée dans "Divers > Achats" en complément de la date du document devrait vous permettre de retrouver ce document important en quelques secondes. N'oubliez donc pas cette fonctionnalité essentielle de recherche dans le texte !

Une recherche puissante !

Fini donc de rechercher un document à une localisation physique précise, telle qu'un classeur dans votre bureau par exemple. Sur Addmin, imaginez qu'en lieu et place d'un document classé à un endroit "unique", vous avez la possibilité d'isoler les documents que vous recherchez en fonction de la propriété que vous lui avez donnée.

Par exemple, vous pourrez retrouver l'ensemble des factures de votre fournisseur d'abonnement téléphone, de l'année 2019, en quelques secondes. Vous pourrez aussi extraire tous vos contrats d'assurances en quelques clicks.

Des questions, n'hésitez pas à nous écrire via la messagerie ou directement à info@addmin.com.

Stéphane Journot

Avoir vécu plus de 10 ans "Paperless" a donné l'envie à Stéphane de construire une solution idéale pour la gestion de documents administratifs.