Vous avez probablement entendu parler des bureaux ou des salles de classe sans papier, qui gagnent chaque jour en popularité. Bien que ceux qui utilisent des notes numériques affirment qu'elles sont simples à utiliser et à manipuler, beaucoup ont encore des doutes quant à leur mise en œuvre dans leurs salles de classe ou leurs bureaux.
Si vous vous demandez pourquoi et comment passer au zéro papier, vous trouverez des réponses dans cet article. Nous vous présentons ci-dessous sept avantages clés de la suppression de la paperasse. Nous espérons qu'à l'issue de la lecture de cet article, vous en conclurez et apporterez des changements cruciaux dans votre façon de voir cette évolution technologique.
Vérification de l'orthographe et de la grammaire
Même les champions du concours d'orthographe font des erreurs occasionnelles en matière d'orthographe. Lorsque vous vous appuyez sur des notes manuscrites, il y a de fortes chances que vous fassiez des erreurs d'orthographe et de grammaire. Vous devrez alors passer du temps supplémentaire à relire vos notes avant de les remettre à un supérieur.
En passant à des notes électroniques, le logiciel intégré soulignera les erreurs et indiquera des alternatives de phrases potentiellement meilleures. Vous êtes ainsi assuré que le document est conforme aux normes requises.
Plus de mauvaise écriture
Nous savons tous à quel point il peut être difficile de prendre des notes dans la précipitation. Au bout d'un moment, l'écriture devient si confuse que son décodage nécessite l'aide d'un professionnel. En passant au zéro papier, vos notes seront toutes dactylographiées et lisibles et ne poseront plus ce problème.
En outre, des modèles spécifiques peuvent être créés à volonté pour les notes de cours, les nuages de mots, les résumés de livres, le brainstorming, etc. Les notes n'ont jamais été aussi faciles à lire ou à écrire.
Une recherche simple
Si vous avez amassé une certaine pile de documents, la recherche parmi ceux-ci peut s'avérer exceptionnellement difficile et chronophage. En parcourant des pages manuscrites ou imprimées, nos yeux ont tendance à manquer des informations importantes.
En revanche, si vous utilisez des notes électroniques, vous avez facilement accès à toutes les données. Avec une simple recherche par mot-clé, vous pouvez avoir tous les détails pertinents rapidement à portée de main et à portée de main.
Organisation et stockage faciles
Au cours des décennies précédentes, les grandes organisations disposaient d'énormes pièces/espaces dédiés au classement/archives. Des personnes spécifiques étaient embauchées pour classer, rechercher et organiser les documents sans fin et toute la journée.
Aujourd'hui, cependant, un tel arrangement semble étrange car il existe une solution beaucoup plus simple. Les organisations stockent désormais toutes leurs informations sous forme numérique et les conservent sur leurs serveurs, et les données sont organisées en fonction d'un sujet ou d'une date. En fonction de leur rang/poste, les employés se voient accorder l'accès aux données.
Des révisions illimitées
Lorsque nous prenons des notes, il y a de fortes chances que nous voulions modifier certains détails pour diverses raisons (redondance, erreur), ou que nous ayons simplement changé d'avis sur une question spécifique. Pour ceux qui prennent des notes manuscrites, cette révision implique de gratter les contours, d'ouvrir les notes de bas de page ou d'utiliser un stylo correcteur, ce qui donne un aspect désordonné au document.
Au contraire, l'utilisation de notes numériques peut être extrêmement simple. Vous pouvez réviser le document autant de fois que vous le souhaitez sans que l'apparence du document en soit affectée. De plus, la plupart des logiciels disponibles peuvent mettre en évidence et suivre les modifications, ce qui permet au superviseur de contrôler facilement les révisions effectuées par un employé.
Excellent pour le télétravail
Comme indiqué précédemment, le passage au zéro papier présente de nombreux avantages. Parmi les avantages qui le rendent particulièrement précieux, il y a son aptitude au télétravail. En ces temps de pandémie de COVID-19, nombreux sont ceux qui optent pour le travail à domicile.
Ce choix joue souvent en faveur des entreprises et des sociétés en réduisant les dépenses. Cependant, il pose des problèmes pour celles qui dépendent de la paperasserie. Pour ces entreprises, il est tout simplement peu pratique et impossible de gérer la charge de travail et de distribuer les informations nécessaires aux employés.
À l'inverse, les entreprises qui se sont adaptées et qui savent comment passer au zéro papier peuvent parfaitement travailler dans les circonstances actuelles. Les employés ont accès à toutes les données dont ils ont besoin du bout des doigts et peuvent facilement les partager avec leurs collègues.
Respect de l'environnement
Avec le réchauffement de la planète, le changement climatique et les dommages que les humains causent quotidiennement à notre mère la Terre, les écologistes sont en mode "cheveux sur la tête" concernant l'état de notre planète. Puisque la Terre appartient également aux générations futures, nous devons essayer de la préserver pour elles.
La numérisation des documents administratifs peut avoir un effet considérable sur l'environnement. Puisque la demande de papier sera ainsi réduite, il faudra couper moins d'arbres, ce qui contribuera à la production d'oxygène à partir du dioxyde de carbone. Cela contribuera probablement à ralentir la vitesse du réchauffement de la planète.
Conclusion
La dématérialisation est une excellente option pour les entreprises, car elle protège l'environnement, rend possible le travail à distance et réduit les dépenses. Elle offre également aux employés une variété d'outils dont ils ne disposent pas lorsqu'ils travaillent avec des pages imprimées ou manuscrites.
Un logiciel de haute qualité doté d'une interface conviviale peut vous aider à maîtriser le passage au zéro papier. Il existe de nombreuses alternatives, et vous devez mener vos recherches et faire preuve de diligence raisonnable pour prendre une décision éclairée. Parmi les options les plus viables dans ce secteur, Addmin est un choix éprouvé et fiable, offrant des plateformes abordables et hautement fonctionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus sur Addmin et ses services, veuillez nous contacter dès maintenant.
