De nos jours, nous dépendons de plus en plus de nos ordinateurs et de nos smartphones. Nous les utilisons pour enregistrer des souvenirs, suivre des cours, rédiger des essais, rester en contact avec nos amis, écouter de la musique, regarder nos émissions préférées, etc. Dans le tourbillon de fichiers que nous envoyons et recevons quotidiennement, il est facile d'oublier lesquels sont importants et comment les organiser en conséquence.
Ce problème est difficile à résoudre pour ceux dont l'entreprise dépend de leurs appareils numériques. Pour eux, apprendre à gérer efficacement les fichiers professionnels devient de la plus haute importance. Voici dix conseils qui vous aideront à résoudre ce problème et à vous débarrasser de l'encombrement des fichiers numériques.
Utilisez le stockage Cloud
Nos appareils ont un stockage limité, mais le volume de documents et de données que nous stockons habituellement est illimité. De plus, il arrive que nous travaillions sur un document alors que nous sommes à la maison, ce qui nous oblige à l'enregistrer à la fois sur nos appareils professionnels et personnels. Par conséquent, ces documents occupent une quantité substantielle d'espace sur nos appareils et nous prennent beaucoup de temps pour les maintenir à jour.
De nombreux sites web et plateformes ont été conçus pour vous permettre de télécharger des documents spécifiques sur leur stockage cloud. En choisissant cette voie, vous pourrez y accéder à tout moment depuis n'importe quel appareil. Vous n'aurez pas à vous soucier de la mise à jour des documents puisque toutes les modifications seront enregistrées sur le cloud. En outre, le stockage de votre ordinateur restera clair et ordonné.
Créez des raccourcis
Les personnes qui utilisent leur ordinateur à des fins professionnelles ont souvent besoin d'un certain nombre de documents et de programmes à portée de main. Dans cette situation, il peut être tentant de les enregistrer tous sur votre bureau pour y accéder facilement. Mais rappelez-vous qu'avec le temps, cela peut mener à un grand désordre. Il est conseillé d'enregistrer vos documents à l'endroit prévu à cet effet et de créer un raccourci pour eux sur votre bureau. De cette façon, vous pourrez y accéder facilement et les garder organisés.
Organisez les documents dans des dossiers
Au lieu de tenir un inventaire désordonné de documents, il est recommandé de les organiser dans des dossiers et des lecteurs spécifiques en fonction de leur contenu. Par exemple, vous pouvez consacrer un lecteur d'odinateur à vos documents professionnels, puis classer les documents qu'il contient en fonction du domaine d'activité auquel ils sont liés. De cette façon, vous pouvez facilement vous frayer un chemin dans un ensemble de documents, particulièrement si la classification multi-dossiers - primordiale - est disponible.
Dites adieu à la poubelle
Il y en a un paquet dont vous n'avez plus besoin parmi les données que vous recevez jour après jour. Au lieu de les laisser occuper une grande partie de votre espace de stockage, il est plus sage de les supprimer. C'est comme les numéros de votre carnet d'adresses que vous ne composez jamais. Vous n'en aurez probablement jamais besoin.
Prenez vos notes
Si vous voulez apprendre à gérer des dossiers professionnels, vous devez apprendre à gérer vos pensées et vos idées. Lorsque vous travaillez, il est naturel que certaines idées vous viennent à l'esprit pour être utilisées plus tard. Si vous installez une application ou un logiciel de prise de notes, vous pouvez taper vos notes ou les enregistrer, et la plateforme se chargera de les organiser.
Soyez prêt à archiver
Lorsque vous travaillez sur des projets, vous accumulez généralement plusieurs versions différentes du document. Au lieu de toutes les conserver, vous pouvez vérifier leurs propriétés et supprimer les anciennes versions ; ainsi, vous n'utiliserez jamais un ancien document par erreur.
Soyez prudent avec les noms
Dans la gestion des documents professionnels, il est extrêmement important d'utiliser des noms corrects pour les documents. Utilisez toujours des noms courts qui précisent la nature du document. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à parcourir le document pour savoir de quoi il s'agit vraiment.
Soyez cohérent avec vos plans
Une fois que vous avez trouvé le système d'organisation qui vous convient le mieux, notamment concernant vos labels, dossiers et tags, soyez cohérent et suivez-le jusqu'au bout. Si vous dérapez, vous pouvez facilement vous retrouver dans une avalanche de dossiers indéterminés qui prendraient beaucoup de temps à trier.
Utilisez des emplacements uniques
Lorsque vous enregistrez vos documents, il est conseillé de les organiser en fonction de leur contenu et de les enregistrer à un seul endroit. Par exemple, tous vos documents et dossiers professionnels devraient se trouver sur un seul disque ou - idéalement - solution cloud, et les divers documents concernant les questions financières, le développement de projets et les RH devraient tous être stockés au même endroit. De cette façon, vous pouvez rapidement avoir une vue d'ensemble de toutes les données dont vous avez besoin.
Apprenez à faire des recherches
Découvrez les outils de recherche de votre appareil. En modifiant votre recherche en fonction du texte compris dedans, de la date de création et du nom, vous trouverez facilement les documents dont vous avez besoin. Il est beaucoup plus simple et rapide d'utiliser les outils de recherche du système que de parcourir seul des milliers de documents.
Conclusion
La gestion des documents professionnels et/ou importants peut être délicate, mais il existe un certain nombre d'astuces qui vous permettront de les organiser rapidement et efficacement. Dans cet article, nous avons passé en revue dix astuces qui peuvent vous aider à mettre de l'ordre dans votre fouillis numérique. Pour découvrir d'autres méthodes susceptibles de vous aider à répondre à vos besoins numériques, consultez notre blog pour obtenir des informations supplémentaires. Et n'hésitez pas à nous contacter en cas de questions ou si besoin de conseils !
