Politique de confidentialité

Date de dernière mise à jour : 26 mai, 2021
Date de publication : 13 janvier 2021
Date d’entrée en vigueur : 13 janvier 2021
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Cette politique de confidentialité s’applique au traitement de vos données personnelles par :

‍Addmin SA
‍Avenue de Rumine 20
1005 Lausanne
Suisse
(ci-après “Addmin”)

Pour toute question ou demande relative à la présente Politique ou au traitement de vos données, vous pouvez nous contacter par lettre postal ou email à privacy@addmin.com.

Merci d'avoir choisi Addmin ! La confidentialité de vos données est l’un des piliers sur lequel repose notre solution. Nous expliquons ici comment nous collectons, utilisons et traitons vos données personnelles, notamment lorsque vous utilisez nos sites web, logiciels et services (ci-après les "Services"), lorsque vous nous contactez par email ou par notre formulaire de contact, ou encore lorsqu’un contrat (mandat, entreprise, autre) nous lie à vous. Nous vous invitons à lire les articles suivants pour de plus amples détails sur les données personnelles que nous traitons, les finalités concernées et le fondement juridique de ce traitement et comprendre comment exercer vos droits en matière de protection de la vie privée. Vous pouvez prendre connaissance de notre Manifeste sur la confidentialité Addmin, qui est disponible sur notre site web et dans la partie “A propos de Addmin” de l’application.

La présente politique de confidentialité est également disponible en anglais. En cas de contradictions, la version francophone prévaut.

1. A propos de Addmin

Nos Services sont destinés à vous permettre de créer, organiser et stocker vos documents administratifs (ci-après "vos Données"), de collaborer avec d'autres utilisateurs et de travailler sur plusieurs appareils et services tout en garantissant un niveau de confidentialité optimal. Plus d’informations concernant les Services sont disponibles dans nos conditions générales.

Notre modèle économique principal ne repose pas sur la revente de vos données personnelles. Vos données personnelles ne seront jamais partagées avec des entités tierces autrement que pour les raisons détaillées ci-dessous ou avec votre consentement.

Addmin n’a accès ni à vos documents, ni aux informations que vous associez à ces derniers durant la création, le traitement et la classification. Vos informations personnelles sont stockées en Suisse exclusivement. Addmin ne partage ni ne revend aucun type de données d'utilisateur. Les données ne sont pas utilisées à des fins publicitaires. Notre modèle commercial est avant tout basé sur des abonnements payants : l’utilisateur, vous, n’êtes pas le produit !

2. Le traitement de vos données

2.1 Lorsque vous utilisez nos Services

Pour utiliser nos Services, les seules données personnelles exigées sont votre prénom et votre adresse e-mail, qui nous permettent de vous identifier.

La mise en place de vos dossiers personnalisés vise à faciliter la création et le suivi de vos dossiers. Elle peut être adaptée à tout moment. Cette mise en place est facultative et peut également être complétée en partie.En substance, les données que nous sommes susceptibles de traiter sont les suivantes :

Nom Complet : Prénom (exigé) et Nom (facultatif) - Vous serez identifiable sur Addmin grâce à ce nom ; Numéro de téléphone (facultatif) : Ce numéro de téléphone facilite la prise de contact avec notre support client ; Etat civil (facultatif) : Votre état civil nous permet de vous suggérer des types de documents en fonction de votre situation ; Enfant-s (facultatif) : La création d'un dossier pour votre enfant vous permettra de gérer des documents à sa place et ainsi, le temps venu, de pouvoir transférer ses documents en lui créant un compte personnel ; Nationalité-s (facultatif) : Votre nationalité nous permet de vous communiquer la disponibilité de la solution Addmin dans d’autres pays lorsque c’est le cas ; Vos adresses (facultatif) : Vous pouvez ajouter une adresse à un pays, une région, une localité ou une rue, avec ou sans numéro. L’utilisation d’une adresse précise facilite les suggestions d’Addmin lorsqu’il s’agit d’associer un document à une adresse (exemple: un bail à loyer) ; Téléphone & internet (facultatif) : Sélectionner vos prestataires internet, téléphone et même télévision, afin de mieux classer ce type de documents automatiquement ; Mobilité & Transports (facultatif) : Vous pouvez ajouter vos véhicules pour lesquelles vous avez des permis, contrats, assurances, etc. ; Animal de compagnie (facultatif) : Créer un dossier au nom de votre meilleur ami afin d’y associer tous ses documents ; Travail & activités (facultatif) : Créez des dossiers pour vos écoles et sociétés auprès desquelles vous êtes ou avez été actif/ve ; Assurances & prévoyances (facultatif) : Associez vos types d’assurances à notre liste de prestataires pour classer au mieux les documents correspondants ; Banque & finances (facultatif) : Associez vos types de comptes bancaires à notre liste de prestataires pour mieux de pouvoir y associer les documents correspondants.

Nous traitons ces données lorsque vous nous donnez votre consentement ou que vous utilisez Addmin. Nous les utilisons pour créer votre dossier personnalisé, vous fournir nos Services et optimiser notre offre. Nous sommes également susceptibles de les utiliser pour des statistiques anonymisées. Les traitements effectués ne dépassent pas la finalité du traitement.

La base juridique de ce traitement est l’art. 13 al. 1 et 2 let. a et/ou b LPD, le cas échéant l’art. 6 al. 1 let. a et/ou b RGPD.

Les informations de carte de crédit que vous utilisez pour obtenir nos services payants ne sont jamais enregistrées sur nos bases de données, mais directement auprès de notre partenaire de paiement que nous définirons lors de la commercialisation des services.

Lorsque vous créez un compte Addmin, nous conservons vos données pendant toute la durée d'existence de votre compte ou aussi longtemps que cela est nécessaire pour le bon fonctionnement des Services. Vous pouvez à tout moment mettre à jour ou supprimer vos données. L’exportation de vos données en format structuré, couramment utilisé et lisible par machine est possible à tout moment. Si votre compte est supprimé, nous débuterons la suppression de vos données après un délai de 7 jours. Veuillez toutefois noter que : (1) la suppression de ces informations sur nos serveurs et nos systèmes de stockage de secours peut prendre jusqu’à 90 jours, malgré tous nos efforts ; et (2) nous pouvons conserver certaines données afin de respecter nos obligations légales, de résoudre des litiges et d'appliquer nos accords.

Informations sur les appareils et cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte que votre navigateur dépose. Nous n’avons aucun cookie publicitaire sur notre site.

Plusieurs types de cookies figurent sur notre site :

Cookies absolument nécessaires

Ils sont indispensables au fonctionnement du site. Sans eux, vous ne pouvez pas utiliser nos pages internet comme prévu. Ces cookies sont utilisés uniquement par nous.

Base juridique : art. 13 al. 1 et 2 let. a LPD, le cas échéant art. 6 al. 1 let. b RGPD. -

Cookies fonctionnels et de performance

Ils permettent d’enregistrer vos préférences pour les présentations de l’écran ainsi que pour la langue, afin d’améliorer votre expérience d’utilisation. Ils récoltent également des informations sur l’utilisation de notre site, afin d’améliorer son attractivité, son contenu et sa fonctionnalité.

Base juridique : art. 13 al. 1 LPD, le cas échéant art. 6 al. 1 let. a RGPD.

Cookies de mesure d’audience (Google Analytics, Firebase et UXCam)

Ils servent à obtenir des statistiques afin d’optimiser la performance de notre site. Nous utilisons exclusivement l’outil Google Analytics, Firebase et UXCam (cookie côté serveur), un outil de GOOGLE Inc. (Californie, USA). Nous avons toutefois veillé à mettre en place les mesures idoines pour qu’aucune donnée personnelle ne soit transmise à GOOGLE Inc. ou d’autres prestataires (anonymisation de votre adresse IP et intégration de Google Analytics côté serveur), ce afin de préserver votre vie privée. Les statistiques que nous obtenons grâce à cet outil sont entièrement anonymisées et ne sont pas transmises à des tiers ni hors de Suisse.

Base juridique : art. 13 al. 1 LPD, le cas échéant art. 6 al. 1 let. a RGPD.

Vous êtes libre de retirer votre consentement relatif à l’utilisation des cookies précités en tout temps, en désactivant les cookies dans les préférences de votre navigateur. A noter que si vous n’autorisez pas le stockage des cookies, certaines fonctionnalités et pages ne se comporteront pas correctement. Vous pouvez également supprimer automatiquement ou manuellement un cookie présent sur votre ordinateur. Pour ce faire, suivez les instructions de l’aide en ligne de votre navigateur internet.

Dans tous les cas, les cookies que nous utilisons n’ont pas de durée de vie supérieure à 24 mois.

Réseaux sociauxSur certaines pages, nous utilisons la fonction de partage de Facebook, Twitter et LinkedIn. Vous pouvez ainsi faire connaître des contenus spécifiques. Pour le traitement des données sur les différents réseaux sociaux, ce sont les dispositions en matière de protection des données de ces derniers qui s’appliquent.

2.3 Lorsque vous vous inscrivez à nos Newsletter

La seule donnée traitée pour l’envoi de nos Newsletters est votre adresse email (via Mailchimp).

Si vous vous inscrivez à nos Services ou visitez notre site web, et/ou que vous interagissez avec notre chat, et que vous nous donnez votre autorisation, nous vous enverrons, de temps en temps, des informations sur les mises à jour disponibles à travers des Newsletters. Si vous ne souhaitez pas recevoir ce type de messages de notre part, cliquez sur le lien de désabonnement toujours disponible dans les e-mails correspondants.

La base juridique de ce traitement est l’art. 13 al. 1 et 2 let. a LPD, le cas échéant l’art. 6 al. 1 let. a RGPD.

Nous stockons cette donnée jusqu’à ce que vous nous demandiez de les effacer, que vous révoquiez votre consentement relatif au stockage ou que la finalité du stockage des données n’expire (p. ex. nous décidons de ne plus envoyer de newsletters).

2.4 Lorsque vous nous contactez via email ou via la messagerie instantannée

Si vous nous envoyez un email ou que vous nous contactez via notre messagerie instantanée, les données que vous saisissez dans celui-ci, y compris les données de contact que vous indiquez, seront enregistrées chez nous à des fins de traitement de votre demande. Ces données ne sont pas transmises à d’autres tiers sans votre consentement.

La base juridique de ce traitement est l’art. 13 al. 1 et 2 let. a et/ou b LPD, le cas échéant l’art. 6 al. 1 let. a et/ou b RGPD.

Nous stockons ces données jusqu’à ce que vous nous demandiez de les effacer, que vous révoquiez votre consentement relatif à leur stockage ou que la finalité du stockage des données n’expire (p. ex. une fois le traitement de votre demande terminé). En principe, les requêtes d’ordre général et les commentaires concernant les problèmes de service, les demandes d’information, etc. sont conservés pour une durée de trois ans à compter de la dernière communication avec vous. Les dispositions légales impératives – notamment les délais de conservation – demeurent réservées.

2.5 Lorsque nous avons conclu un contrat avec vous ou que nous sommes en relation précontractuelle

Si un contrat est conclu avec vous, nous devrons traiter de multiples données vous concernant, notamment les suivantes :

- Noms, prénoms, adresse postale, email, n° de téléphone ;
- N° de TVA ;- Numéros de comptes bancaires.

Les finalités de ce traitement sont les suivantes :
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- Gérer la relation précontractuelle et/ou contractuelle et vous servir au mieux ;
- Suivre et gérer votre dossier ;- Facturer et/ou payer des prestations ;
- Etablir notre comptabilité

La base juridique de ce traitement est l’art. 13 al. 1 et 2 let. a et/ou b LPD, le cas échéant l’art. 6 al. 1 let. a et/ou b RGPD.

Nous collectons ces données soit lorsque vous nous les communiquez oralement ou par écrit, soit via notre site web ou par d’autres moyens. Nous ne les communiquons à des tiers que lorsque la loi nous y oblige ou dans le cadre d’une action en justice.Nous stockons ces données jusqu’à ce que vous nous demandiez de les effacer, que vous révoquiez votre consentement relatif à leur stockage ou que la finalité du stockage des données n’expire (p. ex. une fois le contrat exécuté). Les dispositions légales impératives demeurent réservées.

3. Partage de données collectées

Les données que vous saisissez sur Addmin ne sont pas transmises à des tiers, sous réserve des cas suivants :

a) si vous donnez accès à des tiers avec lesquels vous collaborez ou choisissez de partager vos documents (des informations telles que votre prénom, image de profil et adresse e-mail Addmin ainsi que vos activités d'utilisation leur seront alors visibles);

b) si vous donnez votre consentement explicite ;

c) si une obligation légale ou une décision judiciaire de transfert nous y oblige ;

d) protéger la sécurité d’autres personnes;

e) faire respecter les conditions générales, nos droits, la sécurité ou les intérêts de Addmin ;

f) lutter contre la fraude ou les atteintes portées à Addmin ou à nos utilisateurs ;

g) nous conformer aux lois, à la réglementation, aux procédures judiciaires ou aux demandes émanant des autorités ;

h) exécuter une mission effectuée dans l'intérêt public.

4. Sociétés externes travaillant pour et avec Addmin (sous-traitants)

Addmin a recours aux services de sociétés tierces de confiance qui l’aident à assurer, améliorer, protéger et promouvoir ses Services. Nous restons responsables du traitement de vos informations par ces tiers conformément à nos instructions. Ces tiers, essentiellement des sociétés informatiques, sont les suivantes :

a) Pryv SA : Fournisseur de solution de gestion des données personnelles, basé à l’Avenue du Moulin 5, 1110 Morges, Suisse, est notre partenaire pour vous assurer la bonne conformité de la gestion de vos données personnelles.

b) Net4All SA : Fournisseur d’hébergement et stockage sécurisé de données Cloud, basé au Chemin du dévent 7, 1024 Ecublens, Suisse, est notre partenaire informatique pour le stockage sécurisé de vos données.

c) Infomaniak SA : Fournisseur d’hébergement et stockage sécurisé de données Cloud, basé à Rue Eugène-Marziano 25, Suisse, est notre partenaire informatique pour le stockage sécurisé de vos données.

d) Parashift AG : Fournisseur de solution d’extraction automatique d’information de document, basée à Hauptstrasse 134, 4450 Sissach, Suisse, est notre partenaire pour faciliter l’extraction de documents et automatisé le traitement et la classification de vos documents.Finalité du traitement : Classement automatisé. Afin de pouvoir vous suggérer des classifications, nous devons également partager de manière éphémère votre document avec notre partenaire qui extrait les informations du document.

e) Google Analytics & Firebase : Fournisseur de notification push fourni par Google Ireland Limited, basé à Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande (Google).Finalité du traitement : Notifications de rappels. Il nous est impossible de vous notifier sur vos échéances de rappels et expirations sans avoir accès aux échéances. Nous devons donc extraire cette information qui vous est personnelle afin de pouvoir vous informer lorsqu’une échéance arrive à terme via notre fournisseur de service Firebase. Vous pouvez désactiver ce service manuellement dans votre compte.

f) UXCam : Fournisseur de solutions analytiques, basé à 814 Mission St. 6th Fl, San Francisco, California 94103.Finalité du traitement : UXCam peut enregistrer : Les écrans visités, les modèles d'interaction (tels que les actions sur l'écran, les gestes : tapotements, défilements) et les détails de l'appareil (type, version, modèle, système d'exploitation). Nous utilisons les informations collectées par UXCam pour améliorer notre application. UXCam ne collecte pas d'informations personnelles identifiables et ne suit pas vos habitudes de navigation dans les différentes applications. Pour plus d'informations, veuillez consulter la Politique de confidentialité des informations recueillies par le service UXCam.

g) AppsFyler : est une plateforme d'analyse et d'attribution de marketing mobile SaaS, dont le siège est à San Francisco, en Californie. Finalité du traitement : savoir depuis quelle source vous téléchargez Addmin afin d’affiner nos efforts d’acquisition et faciliter la communication de nos services auprès des utilisateurs les plus susceptibles d’être intéressés.

h) Mailgun Technologies : Fournisseur de solution tiers pour la gestion des adresses emails basé à 112 E Pecan St #1135, San Antonio, TX 78205, États-Unis.Finalité du traitement : Réception d’un document via l’adresse email Addmin. Lorsque vous transférez une pièce jointe PDF sur votre email Addmin, nous faisons appel à notre partenaire Mailgun afin d’assurer la bonne transmission de ce document. Mailgun supprime toute donnée au maximum 7 jours après le traitement et ne traite pas le document autrement que pour le but précité.

i) Mailchimp : Fournisseur de solution de campagne e-mail et relation client sous le nom Mailchimp, basée à 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia, 30308, est notre partenaire pour les services de relation client et de campagne e-mails. Les données collectées ne sont pas directement identifiables à des utilisateurs

j) Tawk.to : Fournisseur de solutions de relation client sous le nom tawk.to, basée à 187 East Warm Springs Rd, SB298 Las Vegas, NV, 89119. est notre partenaire pour les services de chat et support client. Les données collectées ne sont pas directement identifiables à des utilisateurs.

5. Modalité de la collecte de données

5.1 Contrôle par l'utilisateur

Addmin vous permet un audit personnalisé de votre activité et vous permet en tout temps de créer, suivre et supprimer vos données manuellement, sans processus fastidieux supplémentaire nécessaire ni quelconque validation de notre part.

5.2 Lieu

Afin de garantir la conformité du traitement de vos données, vos informations personnelles sont stockées en Suisse exclusivement auprès de notre prestataire Net4All SA. Des données peuvent également être stockées localement sur les appareils que vous utilisez pour accéder aux Services.

5.3 Votre contrôle et l'accès à vos Données

Vous pouvez contrôler vos données personnelles ainsi que la façon dont elles sont collectées, utilisées et partagées. Vous pouvez par exemple :

a) Supprimer définitivement les données relatives à votre compte Addmin ;

b) Gérer votre compte et son contenu et modifier certaines de vos données personnelles ;

c) Télécharger une copie de vos données ;

d) Vous opposez au traitement de vos données personnelles en refusant de donner votre consentement.

6. Sécurité des données

Nous avons mis en place les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour assurer la sécurité des données. Les données personnelles que nous traitons sont sécurisées et leur accès est limité aux personnes qui en ont besoin. Par exemple, toutes les données transitant sur notre site internet sont sécurisées selon les standards en vigueur (HTTPS 256Bit Cryptage).

Afin d’éviter des pertes, vos données sont sauvegardées quotidiennement en « back-up », lequel est conservé durant 2 semaines. Toutes les transactions financières sont sécurisées selon les standards les plus stricts en vigueur et garantissent la conformité aux normes PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

7. Vos droits

Vous disposez des droits suivants : un droit d’accès, un droit de rectification, un droit à l’effacement, un droit à la limitation du traitement, un droit d’opposition et, dans certains cas, un droit à la portabilité des données et un droit d’introduire une réclamation à l’autorité compétente. Pour exercer vos droits, veuillez nous adresser votre demande par courrier signé, avec copie de votre pièce d’identité, à l’adresse suivante :

Addmin SA
Avenue de Rumine 20
1005 LausanneSuisse

Nous nous efforcerons de répondre dans un délai de 30 jours.

Si un traitement des données est basé sur votre consentement, vous pouvez le révoquer en tout temps, pour l'avenir, sans indiquer de motifs. La demande de révocation doit en principe nous être adressée directement en accédant à votre profil ou par email à privacy@admin.ch, dans quel cas une marche à suivre vous sera adressée.

8. Modification de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de confidentialité.

La version la plus récente sera alors publiée sur notre site Web. Dans le cas où une révision limiterait de manière conséquente vos droits, vous en serez informé par email. Si vous refusez les modifications, vous aurez la possibilité de sauvegarder et d'exporter vos données et votre compte sera supprimé. Si vous ne prenez aucune mesure dans les 30 jours, la politique de confidentialité sera considérée comme acceptée.